Fundação Pró-Memória de Indaiatuba

Gestão Documental

Instalado em 1994, o Arquivo Público de Indaiatuba é pioneiro no que se refere à guarda e preservação da documentação pública municipal no Brasil, integrando, como representante dos arquivos municipais brasileiros, a equipe de pesquisadores que definiu as bases da política nacional de arquivos, no interior do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) na década de 1990.

A partir da instalação do Arquivo Público foi recolhida a documentação da administração pública municipal, então distribuída entre as muitas unidades da administração municipal e o pátio municipal. Foram recolhidos documentos produzidos de 1832 à década de 1980. Essa documentação administrativa foi avaliada, classificada, organizada, higienizada e conservada nas divisões de arquivo intermediário e permanente do Arquivo Público Municipal.

Avaliação documental, tabelas de temporalidade e preservação do patrimônio documental público

A gestão documental pública é essencial para que se crie a possibilidade de preservação e do acesso aos documentos públicos, que são as bases da prestação de contas públicas e instrumentos de apoio à tomada de decisões dos gestores municipais. Os documentos podem servir como garantia de direitos, como provas e testemunhos de ação. Sua gestão cobre um ciclo que vai da sua produção, tramitação, uso e avaliação, para arquivamento definitivo ou eliminação.

Etapa central nesse processo é a avaliação documental, que irá definir quanto tempo um tipo documental permanecerá em um dos três seguintes arquivos: o corrente, onde ficam os documentos que estão em tramitação, ou que são objeto de consulta frequente, o arquivo intermediário, onde estão os documentos que não são mais de uso corrente, mas cumprem um prazo previsto de arquivamento antes de serem eliminados ou transferidos, e o arquivo permanente, que é o destino final dos documentos que devem ser preservados, seja por razão histórica, probatória ou informativa. Então, sendo importantes para a recuperação de informações sobre a história pública municipal, esses documentos são recolhidos ao arquivo permanente.

Esse processo deve ser orientado pela tabela de temporalidade e destinação dos documentos da administração municipal. É esse instrumento que define os ciclos de vida de um documento, antes mesmo de ele ser produzido. Com base nessa tabela, sabe-se quanto tempo o documento vai ficar em cada arquivo, e qual sua destinação final. É um mapa da produção documental da administração pública municipal, e um instrumento para facilitar tarefas de recuperação, avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos.

Em Indaiatuba, a avaliação documental pública é feita em conjunto por representantes da administração pública e pelos arquivistas do Arquivo Público, aprovada pela Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo (CADA) e publicada na Imprensa Municipal. Com base nessas tabelas é feita a gestão documental pública municipal, e anualmente são transferidos documentos da fase corrente para a intermediária, recolhidos os de guarda permanente na sede do Arquivo Público e eliminados os documentos cujo prazo de guarda legal prescreveu.

Legislação

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